BAB 6 Laporan Expense/Pengeluaran

 BAB 6 LAPORAN EXPENSE/PENGELUARAN

Laporan expense atau laporan pengeluaran adalah dokumen yang menampilkan semua pengeluaran yang terjadi sebagai akibat dari kegiatan bisnis. Misalnya ketika pemilik bisnis berpergian ke lokasi lain untuk meeting, maka biaya perjalanan, makanan, akomodasi, dan pengeluaran lainnya yang terjadi akan ditambahkan ke laporan expense ini.

Laporan pengeluaran ini bisa terdiri dari beberapa jenis pengeluaran, yaitu : 

1. Pengeluaran perolehan pendapatan

2. Pengeluaran operasi/rutin

3. Pengeluaran operasional lainnya

4. Pengeluaran lain-lain

6.1 Laporan Pengeluaran

Berikut ini contoh langkah-langkah pembuatan dokumen excel untuk membuat laporan pengeluaran : 

1. Buat judul, nama, tanggal dan biaya per kilometer seperti berikut, biaya per kilometer ini untuk menentukan biaya transportasi nantinya.

Gambar 6.1 Pembuatan Judul, nama dan biaya per kilometer.

2. Pertama buat jenis biaya transportasi, misalnya kita ingin membuat biaya mingguan, maka buat akhirnya dulu, yaitu dengan memberi sama dengan, dan mengisikan tanggal di akhir periode.

Gambar 6.2 Memasukkan kategori pengeluaran transportasi dan akhir periode.

3. Di akhir periode akan terlihat tanggal tersebut.

Gambar 6.3 Akhir periode akan terlihat tanggalnya.

4. Kemudian kurangkan tanggalnya dengan satu angka, dan salin formula ini ke kiri.

Gambar 6.4 Penyalinan formula pengurangan tanggal ke kiri.

5. Masukkan jangkauan kilometer dari jarak yang ditempuh dalam perjalanan di baris Nilai kilometer.

Gambar 6.5 Ilustrasi pengisian jarak dalam kilometer.

6. Kemudian tentukan jumlah total di kolom paling kanan dengan menggunakan menu SUM untuk menjumlahkan semua nilai yang ada di kolom Hari.

Gambar 6.6 Menjumlahkan semua nilai di hari menggunakan perintah SUM.

7. Maka total nilai kilometer dalam satu minggu akan terlihat.

Gambar 6.7 Total kilometer dalam seminggu terlihat jumlahnya.

8. Nilai reimburse bisa didapat dengan mengalikan Nilai kilometer yang ditempuh dengan biaya per kilometer.

Gambar 6.8 Membuat rumus untuk nilai reimburse.

9. Salin formula untuk reimburse ini ke kanan, sehingga semua hari akan diperoleh nilainnya.

Gambar 6.9 Menyalin formula untuk reimburse ke kanan.

10. Tentukan total nilai reimburse ini dengan menggunakan SUM di kolom Total. 

Gambar 6.10 Penentuan total reimburse di kolom Total.

11. Tentukan nilai-nilai lainnya di kategori Biaya Transportasi ini.

Gambar 6.11 Penentuan nilai lain-lain di biaya transportasi.

12. Totalkan biaya transportasi menggunakan SUM untuk menambahkan semua biaya transportasi harian.

Gambar 6.12 Menambahkan biaya transportasi harian untuk mencari jumlah-nya.

13. Salin ke semua hari formula ini, agar total biaya transportasi terlihat.

Gambar 6.13 Penyalinan formula Total Biaya Transportasi ke semua hari.

14. Kemudian salin formula untuk kolom TOTAL ke semua jenis biaya di bawahnya, termasuk biaya transportasi.

Gambar 6.14 Salin formula untuk kolom Total.

15. Masukkan biaya-biaya lagi sesuai kebutuhan Anda, misalnya biaya akomodasi dan biaya lain-lain.

Gambar 6.15 Menambahkan biaya-biaya lain.

16. Di kolom Total, selain semua formula penjumlahan ke bawahnya.

Gambar 6.16 Penyalinan semua formula di kolom TOTAL ke bawah.

17. Untuk biaya akomodasi, tentukan di bagian biaya tersebut, lalu jumlahkan biaya khusus untuk akomodasi di TOTAL AKOMODASI.

Gambar 6.17 memasukkan total biaya akomodasi.

18. Salin juga formula untuk TOTAL AKOMODASI ke kanan.

Gambar 6.18 Penyalinan formula untuk TOTAL AKOMODASI ke kanan.

19. Masukkan biaya untuk lain-lain

Gambar 6.19 Memasukkan biaya untuk lain-lain.

20. Kemudian masukkan semua biaya total harian di baris TOTAL PER HARI.

Gambar 6.20 Pemasukkan TOTAL per hari.

21. Kalau sudah dibuat formulanya, seret ke kanan untuk membuat formula untuk semua hari.

Gambar 6.21 Pembuatan formula untuk TOTAL PER HARI.

22. Anda bisa menambahkan detil jenis transaksi tertentu di bawah tabel utama. ini misalnya untuk sesuatu yang terlalu rumit kalau dituliskan secara eceran di bagian tabel utama.

Gambar 6.22 Pembuatan tabel detil transaksi tertentu.

6.2 Perencanaan Pengeluaran

Anda juga bisa membuat laporan perencanaan expense, kemudian membandingkan aktualnya dengan yang direncanakan. Berikut ini contoh langkah-langkah pembuatan dokumen excel untuk membuat laporan expense :

1. Buat judul perencanaan pengeluaran.

Gambar 6.23 Pembuatan title dari perencanaan Expense.

2. Kemudian buat tabel seperti berikut, yaitu ada kategori (karyawan dan operasional), serta empat kolom tambahan, yaitu anggaran yang direncanakan, aktual, perbedaan dalam rupiah, dan dalam persen. 

Gambar 6.24 Perbedaan dalam aktual dan perse.

3. Tentukan item-item pos anggaran di sebelah kanan kategorinya.

Gambar 6.25 Pengisian pos-pos anggaran.

4. Tentukan perencanaan berapa anggaran untuk pos-pos tersebut.

Gambar 6.26 Perencanaan anggaran untuk pos-pos tersebut.

5. Kemudian tentukan nilai aktual-nya di kolom Aktual.

6. Antara aktual/kenyataan dengan yang dianggarkan ada bedanya, buat rumus untuk menghitung perbedaannya tersebut dengan cara mengurangkan yang aktual dengan yang dianggarkan.

Gambar 6.27 Membuat rumus yang membedakan aktual dan yang dianggarkan.

7. Salin rumus perbedaan terbuat ke bagian bawah.

Gambar 6.28 Penyalinan rumus perbedaan rupiah.

8. Buat rumus untuk menghitung perbedaan dalam persen, yaitu dengan membagi kolom perbedaan dengan kolom anggaran.

Gambar 6.29 Menghitung kolom perbedaan dan kolom anggaran.

9. Kemudian untuk memberikan format persen, pilih semua sel di kolom Perbedaan (%) ini. Dan klik kanan serta pilih Format Cell.

Gambar 6.30 Menu untuk pemberian format cell.

10. Klik tab Number, kemudian klik Percentage.

Gambar 6.31 Klik tab Number dan Percentage.

11. Tentukan decimal places menjadi 2.

Gambar 6.32 Mengganti decimal places.

12. Salin formula ini ke bawah, maka semua akan terlihat semua menjadi persentase.

Gambar 6.33 Semua menjadi persentase.

13. Kemudian masukkan pengeluaran untuk kategori kedua, dan isikan jumlah yang dianggarkan di kolom Anggaran.

Gambar 6.34 Pengisian kolom Anggaran

14. Dan isikan alokasi kenyataannya di Aktual.

Gambar 6.35 Pengisian data aktual untuk expense jenis kedua.

15. Kemudian salin formula di kolom Perbedaan hingga diperoleh perbedaan antara aktual dan kenyataan untuk kolom Perbedaan.

Gambar 6.36 Kolom perbedaan sudah disalin formulanya sampai ke bawah.

16. Salin juga kolom Perbedaan hingga ke bagian bawah.

Gambar 6.37 Penyalinan formula di kolom perbedaan.

17. Buat fungsi SUM untuk bagian kolom Anggaran guna menjumlahkan total uang yang dianggarkan oleh perusahaan.

Gambar 6.38 Pembuatan fungsi SUM untuk menjumlahkan total uang yang dianggarkan perusahaan.

18. Salin fungsi SUM ini ke kanan hingga kolom Aktual dan Perbedaan pun dijumlahkan totalnya.

Gambar 6.39 Penyalinan fungsi SUM ke kanan.

19. Kemudian untuk perbedaan di baris terakhir, Anda bisa menyalin dari sel di atasnya pada kolom Perbedaan.

Gambar 6.40 Penyalinan sel perbedaan.

20. Dari baris terakhir, Anda memperoleh gambaran, berapa sebenarnya total yang direncanakan, lalu berapa total yang aktual, dan nilai perbedaannya dalam persen dan dalam rupiah. Ini informasi yang sangat penting bagi bisnis Anda.

6.3 Sales Budget

Sales budget adalah catatan pengeluaran berkaitan dengan penjualan. Berikut ini contoh pembuatannya : 

1. Buat title, bulan dan divisi dari tabel sales budget ini.

Gambar 6.41 Tabel Sales budget.

2. Buat tabel dengan beberapa kolom, seperti nomor item, deskripsi, unit, pengeluaran per unit, penjualan direncanakan, dan persentase dari total.

Gambar 6.42 Pembuatan tabel.

3. Tentukan nomor item dari produk.

Gambar 6.43 Penentuan nomor item dari produk.

4. Isikan nama produk di Deskripsi.

Gambar 6.44 Pengisian nama produk.

5. Tentukan jumlah unit dan nilai pengeluaran per unit.

Gambar 6.45 Jumlah unit dan pengeluaran per unit.

6. Format kolom Pengeluaran dengan rupiah.

Gambar 6.46 Pemformatan kolom Pengeluaran dengan rupiah.

7. Hasilnya, kolom Pengeluaran per unit akan memiliki tampilan rupiah.

Gambar 6.47 Kolom Pengeluaran per unit menjadi tampilan rupiah.

8. Hitung Penjualan direncanakan, yaitu perhitungan antara unit dikalikan dengan Pengeluaran per unit.

Gambar 6.48 Perhitungan biaya sesuai penjualan direncanakan.

9. Salin formula ini ke bawah.

Gambar 6.49 Penyalinan formula ke bawah.

10. Hitung total dari kolom  penjualan direncanakan untuk menghitung total pengeluaran sales.

Gambar 6.50 Penghitungan SUM untuk menghitung total penjualan direncanakan.

11. Hitung persentase dari pengeluaran tiap produk dibandingkan dengan totalnya.

Gambar 6.51 Perhitungan persentase dari total.

12. Maka terlihat tampilan porsi tiap item terhadap keseluruhan.

Gambar 6.52 Porsi tiap item terlihat di kolom Persentase dari total.

13. Klik kanan dan pilih format cells.

Gambar 6.53 Klik kanan dan format cells.

14. Set format ke Number > Percentage, dan buat persentase dengan nilai desimal 2.

Gambar 6.54 Penentuan percentage dengan nilai desimal 2.

15. Akhirnya, dapat percentase dengan tampilan dua digit.

Gambar 6.55 Format persen sudah ada di kolom Persentase dari total.

Hasil Excel Laporan Pengeluaran

Hasil Excel Perencanaan Pengeluaran

Hasil Excel Sales Budget